O título deste artigo
foi feito exatamente para chamar a atenção.
O assunto que quero
abordar é relacionado a gestão. Podemos concluir facilmente que tudo em
nossas vidas é consequência de processos pelos quais passamos. Desde o nosso
nascimento até nossa morte, e a depender de em que você acredita, pós vida ou
pós morte se preferir, tudo é um processo que nada mais é do que o somatório de
vários processos que por sua vez se desdobram em outro processos menores e por
aí em diante.
Mas absolutamente tudo
acontece em processos. Nossa criação é um processo acontecido em nosso lar,
nossa formação acadêmica é um processo, nossa vida adulta, em família, vida
profissional etc. Tudo são processos.
Notem que os mais
confusos são sempre os processos onde há mais de um responsável pelo mesmo,
nestes são onde acabam existindo mais conflitos.
Tudo bem que ao
contrário do que o título sugere, alguns processos jamais terão um único dono.
Nossa criação depende de nossos pais, ambos, e mesmo de outros entes próximos.
Mas quando pensamos em
processos organizacionais é imprescindível que para uma gestão eficiente, todo
e qualquer processo tenha um e que seja único dono do mesmo. Quando falamos de
gestão de qualidade, inevitavelmente teremos gestão por processos e por resultados.
Quando falamos em dono
do processo, ou se preferirem o termo responsável, não é necessariamente a
pessoa que tudo fará acontecer, mas a pessoa na qual está a responsabilidade de
tudo fazer acontecer. É importante ressaltar que no ambiente de empresas
tende-se muito a confundir dono do processo com cargo, achando-se que o dono do
processo deve ser sempre um gerente, um coordenador ou um encarregado. Engano
perigoso esse.
O responsável sequer
será obrigatoriamente o coordenador dos sub-processos envolvidos. O dono do
processo é o gestor do mesmo. É ele quem cuida do ciclo de vida do mesmo e é
responsável pelos resultados.
O dono do processo
portanto não é o chefe da equipe, na verdade na maioria dos casos os processos
envolvem várias equipes com seus vários chefes diferentes. Cabe aqui então
perguntar qual o papel do dono do processo então:
v
Primeiramente
ele deve identificar quais os sub-processos envolvidos e a quem cabe a
responsabilidade pela qualidade e cumprimento dos prazos necessários;
v
É
ele quem identifica as correlações dos sub-processos e identifica assim os
riscos existentes;
v
Deve
propor as ações necessárias para que os riscos sejam mitigados ao mesmo tempo
que define as estratégias necessárias;
v
Esse
dono do projeto é quem deve funcionar como interlocutor com o restante da
organização em relação ao processo. Aqui cabe um comentário a mais. Em quase
todas as organizações onde atuei, vi que uma das maiores fontes de stress e
desperdício de tempo, ocorrem por não se ter, ou não se respeitar a figura do
dono do processo. Discussões intermináveis e mal entendidos são muito comuns.
Não apenas em empresas, mas mesmo em entidades religiosas notamos como as
pessoas tem dificuldade de procurar o dono do processo para que o entendimento
seja claro e único para toda a organização.
v
Ainda
podemos listas como características desse dono do processo a condição de
gerenciar capacidades, definir prazos e propor melhorias no processo, além de
gerir a mudança.
Quais as características
então que são essenciais para definirmos quem pode ser um dono de processo?
v Precisa conhecer o
processo, desde a entrada da solicitação até a entrega do produto;
v Precisa conhecer quais
os objetivos organizacionais e ter uma visão holística do negócio;
v Ter senioridade,
autoridade em relação aos executantes. Não confundir aqui autoridade com chefia
imediata;
v Saber negociar e
influenciar as partes envolvidas.
v Deve ter uma boa
capacidade de comunicação proporcional a abrangência do processo;
Há quem defenda a ideia
que o processo pode ter como dono um grupo, até comungo da opinião que a
responsabilidade solitária às vezes é pesada e arriscada demais, mas entendo
que um grupo de apoio não elimina a figura do dono, mesmo que este tenha que
compartilhar a responsabilidade e as decisões como o grupo.
Enquanto as organizações
não entenderem que a hierarquia de responsabilidades sobre os processos deve
ser respeitada e considerada em todas as situações continuaremos a ter eventos
de by pass que só servem para desperdiçar recursos
preciosos e escassos nas mesmas, gastos em inúmeras reuniões de esclarecimento,
ao contrário, do que se tratado na formalidade não precisaria ser esclarecido.
Definição de Processo:
No campo da economia, o
processo produtivo (mais conhecido como cadeia produtiva) implica a
transformação de entradas (insumos) em saídas/produto final (bens e serviços),
através do uso de recursos físicos, tecnológicos, humanos e outros.
Por outro lado, um
processo de negócio é um conjunto de tarefas relacionadas de forma lógica,
levadas a cabo para obter um resultado de negócio definido. Cada processo de
negócio tem as suas entradas, funções e saídas.
Alexandre Rocha Placido
Bacharel em Economia e
Administração de Empresas
MBA em Gestão de
Sistemas de Informação
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